Mitarbeiter Einstellen: Tipps zu Recht, Gehalt und Vertragsgestaltung.

Suchen Sie neue MitarbeiterInnen? Dann wissen Sie, wie entscheidend eine gute Vorbereitung für nachhaltige Personalentscheidungen ist.

Die Einstellung neuer Kräfte ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Nur wer sorgfältig auswählt, stellt sicher, dass Wissen und Kompetenzen gezielt ins Unternehmen fließen. Das beginnt mit einer klaren Bedarfsanalyse und einem konkreten Anforderungsprofil – beides bildet die Basis für effiziente Auswahlverfahren und ein gutes Arbeitsklima.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit einem durchdachten Prozess die richtigen Talente finden und langfristig binden – inklusive rechtlicher Grundlagen, Vertragsgestaltung, Gehaltsstrukturen, Integration neuer Mitarbeitender und praktischer Tipps zur Rekrutierung.

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Rechtliche Grundlagen bei der Einstellung von Mitarbeitern

Betriebsnummer beantragen

Bevor Sie Mitarbeitende offiziell beschäftigen können, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese wird von der Bundesagentur für Arbeit ¹ vergeben und ist notwendig, um MitarbeiterInnen bei der Sozialversicherung anzumelden. Ohne Betriebsnummer sind weder Meldungen zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung noch Beitragszahlungen möglich. Die Beantragung ist online möglich und sollte möglichst frühzeitig erfolgen, um Verzögerungen beim Beschäftigungsbeginn zu vermeiden.

Stellenausschreibung und Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verpflichtet Arbeitgeber, Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei zu formulieren, um Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität zu verhindern.²

Stellenausschreibungen sollten geschlechtsneutral sein, beispielsweise durch die Verwendung von Formulierungen wie Mitarbeiter (m/w/d) oder neutralen Begriffen wie Fachkraft.

Altersbezogene Begriffe wie junges Team oder Berufseinsteiger können als Altersdiskriminierung ausgelegt werden; stattdessen sind Formulierungen wie dynamisches Team oder mit erster Berufserfahrung empfehlenswert.

Anforderungen, die bestimmte ethnische Gruppen oder Religionen ausschließen könnten, sind unzulässig, es sei denn, sie sind für die Tätigkeit unverzichtbar.

Formulierungen wie körperlich belastbar sollten nur verwendet werden, wenn sie für die Tätigkeit zwingend erforderlich sind, da sie andernfalls als diskriminierend gegenüber Menschen mit Behinderung gewertet werden könnten.

Eine bewusste und sorgfältige Formulierung von Stellenausschreibungen trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern fördert auch ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld.

Meldepflichten und Sozialabgaben

Wenn Sie neue Mitarbeitende einstellen, sind Sie verpflichtet, diese bei verschiedenen Institutionen anzumelden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und eine korrekte Abführung der Sozialabgaben sicherzustellen.³

Anmeldung bei der Krankenkasse

Als Arbeitgeber müssen Sie jeden sozialversicherungspflichtigen MitarbeiterInnen bei dessen zuständiger Krankenkasse anmelden. Diese fungiert als zentrale Stelle für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe sv.net. Für die Anmeldung benötigen Sie die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, die Sozialversicherungsnummer und weitere persönliche Daten des MitarbeiterIn. Die Anmeldung sollte mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, erfolgen. ​

Anmeldung beim Finanzamt

Für die korrekte Abführung der Lohnsteuer müssen Sie neue MitarbeiterInnen beim Finanzamt anmelden. Dies geschieht über das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale). Hierfür benötigen Sie die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Information, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Die Anmeldung sollte vor der ersten Lohnabrechnung erfolgen.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihr Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden, die für die gesetzliche Unfallversicherung verantwortlich ist. Diese Anmeldung sollte innerhalb einer Woche nach Unternehmensgründung oder Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Die Beiträge zur Unfallversicherung trägt der/die ArbeitgeberIn allein, und deren Höhe richtet sich nach der Gefahrenklasse des Unternehmens.

Durch die fristgerechte Erfüllung dieser Meldepflichten gewährleisten Sie nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch den umfassenden Versicherungsschutz und die korrekte steuerliche Behandlung Ihrer Mitarbeitenden.

Gehaltsfestlegung und -struktur

Mindestlohn und tarifliche Vorgaben

Bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden sind Sie gesetzlich verpflichtet, mindestens den jeweils gültigen Mindestlohn zu zahlen. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt dieser 12,82 EUR brutto pro Stunde. Dieser allgemeine Mindestlohn wird regelmäßig angepasst und gilt branchenübergreifend, sofern keine abweichenden tariflichen Regelungen bestehen.⁴

In bestimmten Wirtschaftszweigen – etwa in der Arbeitnehmerüberlassung – gelten zusätzlich branchenspezifische Tarifverträge mit eigenen Mindestlohnsätzen. So beträgt der Mindestlohn in der Arbeitnehmerüberlassung seit dem 1. März 2025 beispielsweise 14,53 EUR pro Stunde. Informieren Sie sich daher vor Vertragsabschluss sorgfältig über geltende Tarifverträge und stellen Sie sicher, dass die vereinbarte Vergütung allen gesetzlichen und tariflichen Anforderungen entspricht.

Gehaltsnebenkosten für Arbeitgeber

Bei der Einstellung neuer MitarbeiterInnen fallen für Sie als Arbeitgeber neben dem Bruttogehalt zusätzliche Gehaltsnebenkosten an. Dies umfasst insbesondere die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), verschiedene Umlagen (U1, U2, U3) sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Für Minijobber gelten hierbei teilweise abweichende Regelungen.

Sozialversicherungsbeiträge

Die Sozialversicherungsbeiträge werden in der Regel je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Die aktuellen Beitragssätze für Arbeitgeber betragen:

Rentenversicherung: 9,3 % des Bruttoentgelts

Krankenversicherung: 7,3 % des Bruttoentgelts. Hinzu kommt ein kassenindividueller Zusatzbeitrag, der ebenfalls je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen wird.

Pflegeversicherung: 1,8 % des Bruttoentgelts. In Sachsen beträgt der Arbeitgeberanteil 1,3 %.

Zusätzlich zur Pflegeversicherung zahlen kinderlose Arbeitnehmer ab dem 23. Lebensjahr einen Zuschlag von 0,6 %, den sie allein tragen.

Gesetzliche Umlagen

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen sind Sie verpflichtet, folgende Umlagen⁵ zu entrichten:

U1: Diese Umlage dient der Erstattung von Aufwendungen bei Krankheit und variiert je nach Krankenkasse zwischen 0,9 % und 4,0 % des Bruttoentgelts. Sie ist für Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten verpflichtend.

U2: Diese Umlage betrifft die Erstattung von Aufwendungen bei Mutterschaft und beträgt einheitlich 0,3 % des Bruttoentgelts. Sie ist von allen Arbeitgebern zu entrichten.

U3 (Insolvenzgeldumlage): Diese Umlage beträgt 0,15 % des Bruttoentgelts und dient der Finanzierung des Insolvenzgeldes

Weitere Kosten

Zusätzlich zu den genannten Beiträgen können weitere Kosten anfallen, wie beispielsweise Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung, deren Höhe je nach Branche und Gefährdungsrisiko variiert und von der zuständigen Berufsgenossenschaft festgelegt werden. Daher variieren die Unfallversicherungsbeiträge stark: Ein Bürojob hat einen weit geringeren Beitragssatz als etwa ein Baugewerbe. Im langjährigen Durchschnitt liegt der Beitragssatz zur Unfallversicherung bei etwa 1,3 % der Lohnsumme. Typische Spannen reichen von unter 1 % in risikoarmen Branchen bis zu mehreren Prozent in unfallträchtigeren Bereichen.⁶

Zudem können freiwillige Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen die Gehaltsnebenkosten erhöhen.

Insgesamt sollten Sie mit Gehaltsnebenkosten von etwa 21 % bis 23 % des Bruttogehalts rechnen. Eine genaue Kalkulation ist essenziell für Ihre Personalplanung und Budgetierung.

Abweichungen bei Minijobbern

Minijobs (bis 556 EUR monatlich ab 2025) unterliegen besonderen Regelungen. Arbeitgeber zahlen hier Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale, statt regulärer Sozialbeiträge.⁷ Diese betragen im gewerblichen Bereich:

• 13 % Krankenversicherung
• 15 % Rentenversicherung (Minijobber zahlen 3,6 % selbst, außer bei Befreiung)
• Umlagen: 1,1 % (U1), 0,22 % (U2), 0,15 % (U3)
• 2 % Pauschalsteuer
• Unfallversicherung: Beitrag je nach Berufsgenossenschaft

Im Privathaushalt sind die Pauschalen günstiger (z. B. 5 % für Kranken- und Rentenversicherung, 1,6 % Unfallversicherung). Insgesamt entstehen hier rund 14 % Lohnnebenkosten, im Gewerbe etwa 30 %. Eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist möglich.

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Gestaltung des Arbeitsvertrags

Ein präzise formulierter Arbeitsvertrag ist enorm wichtig für ein transparentes und rechtssicheres Arbeitsverhältnis. Er schützt beide Parteien und beugt Missverständnissen vor.

Wesentliche Vertragsbestandteile

Laut § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) muss ein Arbeitsvertrag mindestens folgende Angaben enthalten⁸:

• Namen und Anschriften der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort; bei wechselnden Einsatzorten ein Hinweis darauf
• Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit
• Vereinbarte Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Befristete und unbefristete Verträge

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und bietet dem ArbeitnehmerInnen erhöhte Arbeitsplatzsicherheit. Eine Kündigung ist nur unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen möglich.

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Zeit oder Erreichung des Zwecks. Ohne sachlichen Grund darf eine Befristung maximal zwei Jahre betragen und innerhalb dieser Zeit höchstens dreimal verlängert werden. Bei Vorliegen eines sachlichen Grundes, wie z. B. Vertretung während Elternzeit, sind längere Befristungen zulässig.

Probezeitvereinbarungen

Die Probezeit ermöglicht es beiden Parteien, die Zusammenarbeit zu erproben. Sie darf maximal sechs Monate betragen. Während dieser Phase kann das Arbeitsverhältnis mit einer verkürzten Kündigungsfrist von zwei Wochen beendet werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Ein sorgfältig gestalteter Arbeitsvertrag, der diese Aspekte berücksichtigt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche und rechtssichere Zusammenarbeit.

Praktische Tipps für den Einstellungsprozess

Ein strukturierter und durchdachter Einstellungsprozess ist entscheidend, um die passenden Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Im Folgenden finden Sie bewährte Methoden für die einzelnen Schritte:

Erstellung eines Anforderungsprofils

Beginnen Sie mit der Definition der spezifischen Qualifikationen, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften, die für die zu besetzende Position erforderlich sind. Ein präzises Anforderungsprofil dient als Grundlage für die Stellenausschreibung und hilft dabei, die Eignung von BewerberInnen objektiv zu bewerten. Beziehen Sie relevante Abteilungen in diesen Prozess ein, um ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten.

Rekrutierungskanäle effektiv nutzen

Nutzen Sie eine Kombination aus Jobportalen, sozialen Netzwerken wie LinkedIn und XING sowie Active Sourcing, um geeignete KandidatInnen zu erreichen. Durch die aktive Ansprache potenzieller BewerberInnen in beruflichen Netzwerken können Sie auch passive KandidatInnen für Ihr Unternehmen gewinnen. Eine vielfältige Rekrutierungsstrategie erhöht die Chancen, qualifizierte Talente zu identifizieren.

Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen

Entwickeln Sie einen strukturierten Interviewleitfaden, um allen BewerberInnen konsistente Fragen zu stellen und deren Antworten objektiv vergleichen zu können.⁹ Diese Vorgehensweise minimiert subjektive Einflüsse und erhöht die Validität Ihrer Auswahlentscheidung. Bereiten Sie zudem Bewertungsbögen vor, um die Kompetenzen der KandidatInnen systematisch zu erfassen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Onboarding und Integration neuer Mitarbeiter

*Onboarding” stammt aus dem Englischen und kann mit An-Bord-Nehmen übersetzt werden. Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen, also ein strukturierter Onboarding-Prozess ist wichtig, um die Neuen erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren und ihre Produktivität sowie Zufriedenheit von Beginn an zu fördern.

Einarbeitungsplan erstellen

Ein detaillierter Einarbeitungsplan bietet neuen MitarbeiterInnen eine klare Orientierung und unterstützt sie dabei, ihre Rolle im Unternehmen effektiv zu übernehmen. So kann eine Über- oder Unterforderung vermieden werden. Dieser Plan sollte die ersten Wochen bis Monate abdecken und folgende Elemente beinhalten:

• Vorbereitungsmaßnahmen vor dem ersten Arbeitstag: Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und Zugangsdaten.
• Einführung in die Unternehmenskultur und -werte: Vermittlung der Unternehmensphilosophie und -ziele.
• Klare Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Festlegung konkreter Arbeitsaufgaben und Erwartungen.
• Benennung eines Mentors oder Ansprechpartners: Zuweisung einer erfahrenen Person für Fragen und Unterstützung.

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen

Kontinuierliche Weiterbildung ist ein zentraler Faktor für die langfristige Bindung und Entwicklung von MitarbeiterInnen. Durch gezielte Schulungsprogramme können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten erweitern und bleiben auf dem neuesten Stand der Branche. Dies steigert nicht nur die individuelle Leistungsfähigkeit, sondern auch die Innovationskraft des gesamten Unternehmens. Unternehmen, die in die Weiterbildung ihrer MitarbeiterInnen investieren, positionieren sich zudem als attraktive Arbeitgeber und fördern die Mitarbeiterzufriedenheit.¹⁰

Häufige Fragen zur Mitarbeitereinstellung

Welche Unterlagen benötigt ein neuer Mitarbeiter?

Für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters benötigen Arbeitgeber folgende Unterlagen:

• Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID): Für den Lohnsteuerabzug erforderlich.
• Versicherungsnummernachweis: Enthält die Sozialversicherungsnummer und wird von der Deutschen Rentenversicherung ausgestellt.
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse: Nachweis über die Krankenversicherung des Mitarbeiters
• Bankverbindung: Für Gehaltsüberweisungen werden IBAN und BIC benötigt.
• Personalausweiskopie: Zur Identitätsfeststellung und für die Personalakte.
• Nachweis über Elternschaft: Erforderlich, wenn in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen keine Kinderfreibeträge vermerkt sind, zur korrekten Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags.
• Urlaubsbescheinigung: Angaben über bereits gewährten Urlaub im laufenden Kalenderjahr vom vorherigen Arbeitgeber
• Arbeitsgenehmigung: Für Staatsangehörige aus Nicht-EU-Ländern erforderlich.

Wie melde ich einen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung an?

1. Betriebsnummer bereithalten: Diese achtstellige Nummer identifiziert Ihr Unternehmen bei den Sozialversicherungsträgern. Falls noch nicht vorhanden, können Sie sie bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen.
2. Mitarbeiterunterlagen sammeln: Erforderlich sind die Steueridentifikationsnummer, der Sozialversicherungsausweis und die gewünschte Krankenkasse des Mitarbeiters.
3. Anmeldung über die Krankenkasse: Übermitteln Sie die Anmeldung elektronisch an die Krankenkasse des Mitarbeiters. Diese fungiert als Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge und leitet sie an die entsprechenden Träger weiter.
4. Beitragsnachweis erstellen: Berechnen Sie die fälligen Sozialversicherungsbeiträge und übermitteln Sie den Beitragsnachweis an die Krankenkasse.¹¹

Was ist bei der Beschäftigung von Minijobbern zu beachten?

Minijobber sind Arbeitnehmer, die regelmäßig nicht mehr als 556 EUR monatlich verdienen. Sie haben grundsätzlich die gleichen arbeitsrechtlichen Ansprüche wie Vollzeitbeschäftigte, einschließlich Urlaubsanspruch und Kündigungsschutz. Arbeitgeber zahlen für sie Pauschalabgaben zur Sozialversicherung, während Minijobber von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit sind. Seit 2015 gilt auch für Minijobber der gesetzliche Mindestlohn.

Fazit

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Schaffung fairer Gehaltsstrukturen und die transparente Gestaltung von Arbeitsverträgen sind entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie minimieren rechtliche Risiken und fördern das Vertrauen sowie die Zufriedenheit Ihrer MitarbeiterInnen.

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Verwendete Quellen (Stand 26.03.2025):

1. Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer - Arbeitsagentur.de
2. Antidiskriminierungsstelle
3. Mitarbeiter anmelden - IHK Pfalz
4. Der gesetzliche Mindestlohn im Überblick - Bundesregierung
5. Beitragssätze - DAK
6. Beiträge - Unfallkassen und Berufsgenossenschaften
7. Minijob-Zentrale.de
8. Arbeitsvertrag: Das Nachweisgesetz - Handwerkskammer Reutlingen
9. Ein Leitfaden: Was ist ein strukturiertes Interview? - Indeed
10. Mit Bildung binden: Durch Weiterbildung Fachkräfte gewinnen und halten
11. Mitarbeiter anmelden: So funktioniert die Personalanmeldung