Rechnung Schreiben im Kleingewerbe: Ein Leitfaden für Einsteiger.

Schon mal erlebt, dass Zahlungen auf sich warten lassen und dadurch Ihr Geschäft ins Stocken gerät? Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können genau dazu führen. Aber keine Sorge, wir zeigen Ihnen, wie Sie als Kleingewerbetreibende korrekte Rechnungen erstellen, um solche Stolperfallen zu vermeiden und Ihre Finanzen im Griff zu behalten.

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Was ist eine Rechnung und warum ist sie wichtig?

Definition und gesetzliche Grundlagen

Eine Rechnung ist nicht nur ein Stück Papier oder eine Datei mit Zahlen. Sie ist ein offizieller Beleg für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) legt genau fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird.

Privatrechnungen werden von Privatpersonen ausgestellt und enthalten keine Umsatzsteuer. Als Kleingewerbetreibende stellen Sie Rechnungen für Ihre Geschäftskunden aus. Hierbei ist es wichtig zu wissen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und somit keine Umsatzsteuer ausweisen, oder ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind. In beiden Fällen sollte ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung nicht fehlen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Warum eine korrekte Rechnungsstellung entscheidend ist

Ihre Rechnungen sind das Rückgrat Ihrer Buchhaltung. Sie dokumentieren Ihre Einnahmen und sind Grundlage für die Erstellung Ihrer Steuererklärung. Ohne ordnungsgemäße Rechnungen können Sie in Erklärungsnot gegenüber dem Finanzamt geraten und steuerliche Vorteile verlieren.

Fehler in Rechnungen können unangenehme Folgen haben:

• Aberkennung des Vorsteuerabzugs: Fehlen auf einer Rechnung wichtige Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, was zu erheblichen finanziellen Nachteilen führt.
• Steuernachzahlungen und Zinsen: Falsche Angaben, insbesondere bei der Umsatzsteuer, können zu Steuernachforderungen führen. Zusätzlich können Zinsen für verspätete Zahlungen anfallen.

Rechtliche Konsequenzen:

• Bußgelder und Strafen: Wiederholte oder vorsätzliche Fehler bei der Rechnungsstellung können Bußgelder von bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen.
• Rechtliche Auseinandersetzungen: Unstimmigkeiten in Rechnungen können zu Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten führen, die im schlimmsten Fall vor Gericht enden und zusätzliche Kosten verursachen.

Betriebliche und organisatorische Folgen:

• Verzögerungen bei Zahlungen: Kunden könnten die Begleichung fehlerhafter Rechnungen verweigern, bis eine korrigierte Version vorliegt, was Ihren Cashflow beeinträchtigt.
• Erhöhter Verwaltungsaufwand: Die Korrektur von Rechnungen erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen, was die Effizienz Ihrer Buchhaltung mindert.

Reputationsschäden:

• Verlust des Kundenvertrauens: Häufige Fehler in Rechnungen können das Vertrauen Ihrer Kundschaft beeinträchtigen und langfristig zu einem Imageverlust führen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung im Kleingewerbe

Gesetzlich vorgeschriebene Angaben nach § 14 UStG

Gemäß § 14 Absatz 4 UStG muss eine Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers: Ihre vollständigen Kontaktdaten als leistendeR UnternehmerIn.
• Name und Anschrift des Kunden: Die vollständigen Kontaktdaten des Leistungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum der Rechnung: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine einmalig vergebene Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung.
• Beschreibung der erbrachten Leistung: Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erfolgte.
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag: Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
• Anzuwendender Steuersatz: Der Steuersatz, der auf die erbrachte Leistung oder Lieferung angewendet wird.
• Hinweis auf Steuerbefreiung: Falls zutreffend, ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Für KleinunternehmerInnen, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, gilt zusätzlich:

• Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung: Ein Vermerk wie Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Bitte beachten Sie, dass für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR brutto vereinfachte Regelungen gelten. Hier sind weniger Angaben erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Abschnitt zu Kleinbetragsrechnungen.

Besondere Hinweise für Kleinunternehmer

Als KleinunternehmerIn gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) profitieren Sie von bestimmten Erleichterungen bei der Rechnungsstellung. Dennoch gibt es spezifische Vorgaben, die Sie beachten müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Kein Umsatzsteuerausweis nach § 19 UStG

Da Sie als KleinunternehmerIn keine Umsatzsteuer erheben, dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist es erforderlich, einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufzunehmen. Gängige Formulierungen hierfür sind.

• Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
• Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Dieser Hinweis ist wichtig, damit Ihre KundInnen nachvollziehen können, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.²

Vereinfachte Regelungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 EUR (inklusive Umsatzsteuer) gelten vereinfachte Anforderungen gemäß § 33 UStDV. Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers: Ihre vollständigen Kontaktdaten.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen
• Bruttobetrag der Rechnung
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung: In Ihrem Fall der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Bei Kleinbetragsrechnungen entfällt die Notwendigkeit, den Namen und die Anschrift des Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung

Bei der Erstellung von Rechnungen treten häufig Fehler auf, die zu Verzögerungen bei Zahlungen, Problemen mit dem Finanzamt oder sogar zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen können.

Fehlende oder falsche Pflichtangaben

Zu den häufigsten Fehlern zählen unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben auf Rechnungen. Dazu gehören beispielsweise das Fehlen von Namen und Anschrift des Rechnungsstellers oder des Kunden, das Ausstellungsdatum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Rechnungsnummer sowie Angaben zur erbrachten Leistung.

Probleme mit der Rechnungsnummer

Eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer ist gesetzlich vorgeschrieben und spielt eine entscheidende Rolle für die Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen. Fehler wie doppelte oder fehlende Rechnungsnummern können zu Verwirrung in der Buchhaltung führen und bei einer Betriebsprüfung Probleme bereiten. Es ist daher wichtig, ein konsistentes System zur Nummerierung zu verwenden und sicherzustellen, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird.

Unklare oder fehlerhafte Leistungsbeschreibung

Eine präzise und detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware ist unerlässlich. Unklare oder allgemeine Formulierungen können Missverständnisse verursachen und dazu führen, dass der Kunde die Rechnung infrage stellt oder das Finanzamt den Vorsteuerabzug ablehnt. Es sollte daher genau angegeben werden, welche Leistung erbracht oder welches Produkt geliefert wurde, einschließlich relevanter Details wie Menge, Zeitraum oder spezifischer Eigenschaften. ​

Durch sorgfältige Beachtung dieser Aspekte lassen sich häufige Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden, was zu einer reibungsloseren Geschäftsabwicklung und einer professionellen Außenwirkung beiträgt.

Internationale Rechnungen und Zahlungen – So hilft Wise

Der grenzüberschreitende Geschäftsverkehr bringt für Kleingewerbetreibende oft Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn es um internationale Rechnungen und Zahlungen geht. Hohe Bankgebühren, ungünstige Wechselkurse und lange Transaktionszeiten können den Gewinn schmälern und den Cashflow beeinträchtigen. Hier bietet Wise eine effiziente Lösung, um diese Hürden zu überwinden.

Herausforderung: Internationale Rechnungen stellen

Bei Geschäften mit internationalen Kund*innen stehen Kleingewerbetreibende häufig vor folgenden Problemen:

• Währungsumrechnungen und hohe Bankgebühren: Traditionelle Banken erheben oft hohe Gebühren für Währungsumrechnungen und internationale Überweisungen, was den Gewinn erheblich mindern kann.
• Verzögerte Zahlungen durch internationale Transaktionszeiten: Überweisungen ins Ausland dauern mitunter mehrere Tage, was den Cashflow negativ beeinflusst und die Liquidität eingeschränkt.

Vorteile von Wise für Kleingewerbetreibende

Wise bietet speziell für Kleingewerbetreibende und Freelancer Lösungen, um internationale Finanztransaktionen effizienter und kostengünstiger zu gestalten:

• Rechnungen in über 40 Währungen ohne versteckte Gebühren stellen: Mit dem Wise Business-Konto können Sie lokale Kontodaten in verschiedenen Währungen erhalten und Zahlungen wie ein Einheimischer empfangen.
• Schnelle und kostengünstige Überweisungen für internationale Kunden: Wise ermöglicht es, Geld zum echten Wechselkurs zu überweisen, wodurch hohe Gebühren und schlechte Wechselkurse vermieden werden.
• Wise Business-Konto: Ein Multi-Währungs-Konto, das es ermöglicht, Geld in über 40 Währungen zu halten und in 160 Länder zu senden, mit Kontodetails in mehr als 9 Währungen.

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Beispiel: So nutzen Freelancerinnen und Kleinunternehmerinnen Wise für Rechnungen

Ein deutscher Freelancer arbeitet für KundInnen in den USA und Großbritannien. Dank Wise kann er lokale Kontodaten in USD und GBP erhalten und Zahlungen wie ein Einheimischer empfangen. Dies ermöglicht es ihm, Rechnungen in den jeweiligen Landeswährungen auszustellen und Zahlungen ohne hohe Bankgebühren oder ungünstige Wechselkurse zu erhalten.

Durch die Nutzung von Wise können Kleingewerbetreibende und Freelancer ihre internationalen Finanztransaktionen optimieren, Kosten sparen und ihre Dienstleistungen weltweit effizienter anbieten.

So registrieren Sie sich bei Wise

Die Registrierung bei Wise ist unkompliziert und in wenigen Schritten erledigt:

Registrierung starten:

Besuchen Sie die Wise-Website oder laden Sie die Wise-App herunter.

Klicken Sie auf Registrieren und wählen Sie zwischen einem kostenlosen Privat- oder Geschäftskonto.

Persönliche Daten eingeben:

• Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort.
• Folgen Sie den Anweisungen, um weitere persönliche Informationen wie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse anzugeben.​

Identität verifizieren:

• Wise ist gesetzlich verpflichtet, die Identität seiner Nutzer*innen zu überprüfen.
• Laden Sie ein gültiges Ausweisdokument hoch, z. B. Reisepass oder Personalausweis.
• In einigen Fällen kann zusätzlich ein Wohnsitznachweis erforderlich sein.
• Die Verifizierung dauert in der Regel etwa zwei Werktage.

Nach erfolgreicher Verifizierung können Sie Ihr Wise Multi-Währungs-Konto vollumfänglich nutzen, um internationale Überweisungen zu tätigen, Geld in verschiedenen Währungen zu halten und die Wise Multi-Währungs-Karte zu beantragen.

Tipps für eine effiziente Rechnungsstellung

Automatisierung nutzen

Der Einsatz von Rechnungssoftware kann den Prozess der Rechnungserstellung erheblich vereinfachen. Programme wie sevDesk oder Lexware Office ermöglichen es, Angebote und Rechnungen mit nur wenigen Klicks zu erstellen, Zahlungseingänge zu überwachen und Zahlungserinnerungen zu versenden. Dies minimiert manuelle Fehler und spart wertvolle Zeit.³

Zahlungsziele klar definieren

Es ist wichtig, auf Ihren Rechnungen klare Zahlungsfristen anzugeben, um Missverständnisse zu vermeiden und den Zahlungseingang zu beschleunigen. Übliche Formulierungen sind beispielsweise Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug oder Zahlbar innerhalb von 30 Tagen netto. Durch das Anbieten von klaren Zahlungsbedingungen können Sie Kunden dazu motivieren, pünktlich zu zahlen.

Rechnungen in Fremdwährungen direkt mit Wise stellen

Wenn Sie internationale Kunden haben, kann es vorteilhaft sein, Rechnungen in deren Landeswährung auszustellen. Mit dem Wise Business-Konto können Sie lokale Bankverbindungen in über 9 Währungen erhalten und Zahlungen in mehr als 40 Währungen empfangen. Dies ermöglicht es Ihnen, Wechselkursverluste und hohe Bankgebühren zu vermeiden und Ihren Kunden eine bequeme Zahlungsmethode anzubieten.

Durch die Implementierung dieser Strategien können Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsstellung im Kleingewerbe

Kann ich als Kleinunternehmer Rechnungen ins Ausland stellen?

Ja, aber es gibt steuerliche und währungsbezogene Aspekte zu beachten.

Wie kann ich Zahlungen aus dem Ausland am günstigsten empfangen?

Wise ist eine kosteneffiziente Alternative zu traditionellen Banken.

Welche Strafen drohen bei fehlerhaften Rechnungen?

Steuerliche Konsequenzen und Bußgelder vermeiden.

Rechnungen im Kleingewerbe korrekt erstellen und Zahlungen optimieren

Eine korrekte Rechnungsstellung ist für Kleingewerbetreibende entscheidend, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und einen professionellen Eindruck bei KundInnen zu hinterlassen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Zahlungsverzögerungen und steuerlichen Problemen führen.

Für internationale Zahlungen bietet Wise eine effiziente Lösung. Mit einem Wise Business-Konto können Kleingewerbetreibende Zahlungen in verschiedenen Währungen empfangen und versenden, oft zu günstigeren Konditionen als bei traditionellen Banken. Dies erleichtert den internationalen Zahlungsverkehr und hilft, Wechselkursverluste sowie hohe Gebühren zu vermeiden.

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Verwendete Quellen (Stand 26.03.2025):

1. Rechnungskorrektur durchführen: So vermeiden Sie Fehler - Ibau.de
2. Kleinunternehmer-Rechnung 2025
3. Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer