Podróż służbowa – definicja, czas pracy, dieta i zwroty kosztów

Podróż służbowa to wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania zleconego przez pracodawcę. Poprawne zrozumienie wszelkich aspektów związanych z podróżami służbowymi ma kluczowe znaczenie zarówno dla rozliczeń podatkowych, jak i dla prawidłowego naliczania diet, zwrotu kosztów noclegu czy transportu. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni znać swoje prawa i obowiązki, aby uniknąć błędów i nieporozumień.¹

Podczas podróży służbowych warto skorzystać z nowoczesnych rozwiązań finansowych. Wise Business ułatwia rozliczanie wydatków w różnych walutach, zapewnia uśredniony kurs wymiany walut i pozwala zredukować koszty związane z międzynarodowymi płatnościami – co jest szczególnie istotne w kontekście delegacji służbowych poza granicami Polski.

Dowiedz się więcej o Wise Business

Podróż służbowa – definicja

Zgodnie z polskim Kodeksem pracy (art. 77⁵ §1), podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub siedziba pracodawcy.

Aby wyjazd został zakwalifikowany jako podróż służbowa, muszą zostać spełnione trzy podstawowe kryteria:

• Polecenie pracodawcy – pracownik nie może samodzielnie zdecydować o wyjeździe; musi to być polecenie służbowe od przełożonego

• Cel służbowy – wyjazd musi być bezpośrednio związany z wykonywaniem obowiązków służbowych (np. spotkanie z klientem, udział w szkoleniu, delegacja do oddziału firmy).

• Poza miejscem pracy – miejsce wykonania zadania musi znajdować się poza miejscowością, w której pracownik na co dzień pracuje.

Ważne jest odróżnienie podróży służbowej od np. oddelegowania do pracy w innym oddziale – delegacja ma charakter czasowy i incydentalny, natomiast oddelegowanie to zmiana miejsca pracy na dłuższy czas, często na podstawie aneksu do umowy.

Prawidłowe rozpoznanie, czym jest podróż służbowa, ma istotne znaczenie dla naliczania diet, zwrotu kosztów oraz obowiązków pracodawcy względem pracownika.¹

Różnice między podróżą służbową a delegacją

W potocznym języku terminy „podróż służbowa” i „delegacja” są często używane zamiennie. Oficjalnym terminem, który występuje w zapisach prawa pracy jest podróż służbowa, termin delegacji nie występuje. Należy pamiętać, że w prywatnych firmach, to właściciel ustala zasady odbywania podróży służbowych. Niektórzy używają pojęcia podróży służbowej jako krótszego wyjazdu, natomiast delegacji jako wysłania pracownika poza miejsce pracy na dłuższy okres.

W prawie pracy funkcjonuje także pojęcie oddelegowania, które dotyczy zmiany miejsca pracy na stałe, podczas której pracownikowi nie przysługują benefity występujące w przypadku podróży służbowych.²

Podróże służbowe a czas pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy samo odbywanie podróży służbowej nie zawsze jest traktowane jako czas pracy. Interpretacja zależy od charakteru czynności wykonywanych podczas podróży oraz jej relacji do harmonogramu pracy pracownika.

Kiedy podróż służbowa jest czasem pracy?

• Podróż odbywająca się przypadająca w godzinach pracy

  Przykład: Pracownik rozpoczyna podróż służbową o godzinie 10:00 i wraca o 15:00, a jego standardowe godziny pracy zgodnie z umową wynoszą 9:00–17:00.

• Wykonywanie pracy w podróży

  Przykład: Podczas jazdy pociągiem do klienta pracownik odpisuje na wiadomości e-mail i przygotowuje prezentację.

• Prowadzenie samochodu służbowego

  Przykład: Pracownik jedzie z Warszawy do Krakowa, prowadząc służbowy samochód.³

Kiedy czas podróży nie jest czasem pracy?

• Podróż poza harmonogramem pracy i bez wykonywania obowiązków służbowych

  Przykład: Pracownik wyrusza w niedzielę wieczorem pociągiem na szkolenie zaplanowane na poniedziałek. W czasie podróży nie wykonuje żadnych czynności zawodowych.

• Pasażer niepracujący w podróży

  Przykład: Pracownik wyjeżdża jako pasażer (np. w aucie służbowym prowadzonym przez innego pracownika), bez podejmowania żadnych obowiązków służbowych.

• Powrót z delegacji wieczorem, bez pracy

  Przykład: Pracownik wraca z konferencji po całym dniu udziału w wydarzeniu. Jeśli podczas podróży powrotnej nie wykonuje żadnej pracy, ten czas nie jest wliczany do czasu pracy – chyba że w tym czasie realizował obowiązki służbowe (np. odpowiadał na maile, sporządzał raporty).³

Dieta podróż służbowa – w kraju

Dieta służbowa to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków związanych z delegacją. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej, który liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu jej zakończenia (powrotu) po wykonaniu zadania służbowego.

Warunki wypłaty należności za podróże służbowe można określić w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeśli firma nie ma własnych zasad, obowiązują przepisy z rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25.10.2022 r. dotyczące pracowników sfery budżetowej.

Podróż trwa nie dłużej niż dobę:
* Poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje.
* Od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł).
* Powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta (45 zł).

Podróż trwa dłużej niż dobę:
* Za każdą pełną dobę – przysługuje pełna dieta (45 zł).
* Za każdą rozpoczętą, niepełną dobę:
* Do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł).
* Powyżej 8 godzin – przysługuje pełna dieta (45 zł).

Jeśli pracownik otrzymuje darmowe wyżywienie, wysokość diety zostaje odpowiednio pomniejszona proporcjonalnie do liczby zapewnionych posiłków:

• Śniadanie – 25%,
• Obiad – 50%,
• Kolacja – 25%,

Podana wysokość diety krajowej (45 zł) to wartość minimalna, pracodawca może indywidualnie ustalić wyższą kwotę diety.⁴

Noclegi

W przypadku noclegu w hotelu podczas podróży służbowej w Polsce, pracodawca zwraca pracownikowi koszt potwierdzony rachunkiem – do maksymalnej kwoty 900 zł (20 × dieta).

Jeśli pracownik nie ma rachunku, a nie zapewniłeś mu noclegu, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety.⁴

Koszt transportu

Jako pracodawca decydujesz o środku transportu w podróży służbowej (krajowej i zagranicznej). Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie przedłożonych biletów lub faktur. Możesz też wyrazić zgodę, by pracownik użył własnego pojazdu (np. samochodu, motocykla). Wówczas zwrot oblicza się według stawki za kilometr, która zależy od rodzaju pojazdu i nie może przekroczyć:

• 0,89 zł/km – samochód do 900 cm³,
• 1,15 zł/km – samochód powyżej 900 cm³,
• 0,69 zł/km – motocykl,
• 0,42 zł/km – motorower.

Dodatkowo zwracane są inne niezbędne i udokumentowane wydatki, takie jak:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• parkowanie w strefach płatnych,
• miejsca parkingowe.⁴

Dieta przy podróżach zagranicznych

Dieta w podróży zagranicznej zależy od kraju docelowego (np. Niemcy – 49 €, Ukraina – 41 €, Wielka Brytania – 45 £). Pracodawca może ustalić inne stawki w regulaminie, jednak nie mogą być niższe niż dieta krajowa (obecnie 45 zł). Nadwyżka ponad limit z rozporządzenia jest opodatkowana jako przychód pracownika. Wysokość diety zależy też od czasu trwania podróży:

• do 8 godzin – 1/3 diety,
• 8–12 godzin – 50%,
• ponad 12 godzin – 100%.

Czas podróży liczony jest od momentu przekroczenia granicy (lub momentu wyjazdu/opuszczenia środka transportu z ostatniego miejsca na terytorium Polski) do powrotu. Dieta nie przysługuje, jeśli pracownik otrzymał pełne wyżywienie.

W przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia, wysokość diety zostaje odpowiednio pomniejszona proporcjonalnie do liczby zapewnionych posiłków:

• śniadanie – 15%,
• obiad – 30%,
• kolacja – 30%.

W przypadku całodziennego bezpłatnego wyżywienia – przysługuje tylko 25% diety.⁴

Noclegi

W podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu – różnego dla każdego kraju (np. Niemcy – 170 €, Belgia – 200 €). Zwrot pełnej kwoty następuje na podstawie rachunku, o ile nie przekroczono limitu. W uzasadnionych przypadkach można zwrócić wyższy koszt, jeśli zostanie udokumentowany.

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego. Zwrot nie przysługuje, jeżeli nocleg zapewnia pracodawca lub zagraniczny kontrahent.⁴

Koszt transportu

W podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na dojazdy:

• 100% diety – za dojazdy z i do dworca lub lotniska (tam, gdzie nocował);
• 50% diety – jeśli dojazd był tylko w jedną stronę.

Dodatkowo za każdy rozpoczęty dzień podróży przysługuje 10% diety na komunikację miejscową.

Ryczałty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z samochodu służbowego/prywatnego lub ma zapewniony bezpłatny transport.⁴

Kontroluj wydatki podczas podróży służbowych z Wise Business

Podróże służbowe, zwłaszcza zagraniczne, wiążą się z licznymi wyzwaniami finansowymi – od płatności w różnych walutach, przez rozliczenia z pracownikami, aż po optymalizację kosztów przelewów międzynarodowych. Wise Business to nowoczesne rozwiązanie finansowe, które pomaga firmom uprościć i zoptymalizować obsługę wydatków przy podróżach służbowych.

Najważniejsze korzyści Wise Business:

• Konto wielowalutowe – możliwość przechowywania i zarządzania środkami w ponad 40 walutach, bez konieczności zakładania wielu rachunków bankowych;
• Przejrzyste kursy wymiany – wymiana walut po uśrednionym kursie wymiany, bez ukrytych marż;
• Karty biznesowe dla pracowników – łatwiejsze zarządzanie wydatkami służbowymi i natychmiastowy podgląd transakcji;
• Wygodne zarządzanie zespołem – przydzielanie uprawnień w zależności od roli pracownika;
• Szybkie i tanie przelewy zagraniczne – idealne do zwrotu kosztów podróży lub opłacenia usług kontrahentów zagranicznych;
• Bezproblemowe fakturowanie i raportowanie – wygodne funkcje księgowe dla działu finansowego;
• Brak miesięcznych opłat – jednorazowa opłata za założenie konta w wysokości 210 PLN.

Dzięki Wise Business przedsiębiorstwa mogą nie tylko ograniczyć koszty podróży służbowych, ale także zyskać pełną kontrolę nad wydatkami pracowników w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie idealne zarówno dla małych firm, jak i dużych organizacji działających międzynarodowo.

Załóż konto Wise Business

Jeśli potrzebujesz wygodnego zarządzania finansami osobistymi w kraju lub na wyjazdach zagranicznych poznaj konto osobiste Wise. Założenie konta osobistego nic nie kosztuje, a jego działanie jest bardzo podobne do wersji biznesowej. Pozwala na przechowywanie i wymianę pieniędzy w ponad 40 walutach po uśrednionym kursie wymiany, bez ukrytych opłat.

Dzięki karcie debetowej Wise możesz wypłacać gotówkę za granicą, unikając wysokich kosztów przewalutowania, co jest szczególnie przydatne podczas podróży. Niezależnie od tego, czy podróżujesz w celach służbowych, czy prywatnych, Wise zapewnia oszczędności i wygodę w zarządzaniu pieniędzmi na całym świecie.

Poznaj konto osobiste Wise

Źródła:

Z dnia 10 czerwca 2025 roku.